De koude spreadsheet oorlog
zondag 01 mei 2011
Business Intelligence (BI): het proces van gegevens omzetten in
informatie, die vervolgens leidt tot kennis. Met als doel een
competitief voordeel te creëren. (Wikipedia)
Op de LinkedIn Group “Nederlandse Business Intelligence Community” heerst momenteel een interessante discussie over de Excel Tijdbom. De stelling die bevochten wordt:
"Van Excel kom je niet meer af, net zoals van dat heerlijke paar
versleten pantoffels. Excel uitbannen uit Business Intelligence is een
desillusie. Gesloten BI systemen bieden geen oplossing voor gebruikers."
Ik ging er even goed voor zitten. Mijn verwachting was dat deze stelling volledig met de grond gelijk werd gemaakt. Ik was dan ook erg verbaasd om te lezen dat de vele reacties in grote mate de stelling ondersteunden. De hardcore Business Intelligence consultants zijn er meer en meer van overtuigd dat Excel een goede toevoeging is op bestaande systemen.
Dat is echt een andere instelling dan een aantal jaar terug. Spreadsheet fouten zorgden voor een grote scepsis bij consultants en in het bedrijfsleven. Voorbeelden zijn er genoeg. Bijvoorbeeld het Canadese energiebedrijf TransAlta, dat door een verkeerde spreadsheet € 24 miljoen teveel betaalde voor een contract. “"It was literally a cut-and-paste error in an Excel spreadsheet that we did not detect”, aldus CEO Steve Snijder. Of bij het Britse C&C, het bedrijf achter Magners Cider. Zij rapporteren onterecht een forse daling van de verkopen, wat zorgde voor een daling van 15% van de aandelen… “it was basically human error…there’s nothing wrong with our systems”, gaf CFO/COO Stephen Glancey aan.
Ook de Dilbert cartoonist Scott Adams is een fel tegenstander van spreadsheets. In deze cartoon drijft hij er al in 1993 de spot mee.
Ook vandaag de dag zijn er veel negatieve geluiden te horen over het gebruik van spreadsheets. Op wekelijkse basis probeer ik mensen te overtuigen van de toevoegde waarde van Excel. In het tweede deel van dit artikel ga ik hier verder op in. Maar ik had niet eerder een discussie van professionals meegemaakt of gezien waar spreadsheets (lees: Excel) zo openlijk werd verdedigd. Nota bene door BI consultants, die onder andere hun brood verdienen met het uitroeien van spreadsheets als rapportagemiddel.
Wat is de reden van deze omslag? De technische verbetering van spreadsheets kan het niet zijn. Oke, met de komst van Excel 2007 en Excel 2010 zijn de (grafische) mogelijkheden sterk verbeterd. Maar de bezwaren van het eerste uur zijn daarmee niet weggenomen. Ook Excel 2010 is erg open en flexibel, wat gelijk de grote kracht en het grote risico is.
Dan moet het wel een kwestie zijn van voortschrijdend inzicht zijn. Het inzicht dat de gebruikers zijn vergroeid met Excel. En een goed alternatief is er blijkbaar nog niet voor in de plaats gekomen. Om met Gertjan Vlug te spreken: “afpakken werkt niet” (uitspraak in de LinkedIn discussie). Het alternatief? Een goede Business Intelligence basis, waar Excel als rapportageschil overheen ligt. Daarmee is data integriteit geborgd, en zijn alle nadelen van spreadsheets beheersbaar. En de eindgebruiker? Die kan heerlijk verder werken in Excel.
In het volgende deel van dit artikel ga ik meer in op de beheersing van spreadsheet risico’s bij het opzetten van een rapportage systeem.
René Slagter is partner van InfoManagers en auteur van het boek “Rapporteren in Excel”, uitgegeven door Kluwer. InfoManagers kan u ondersteunen met goed projectmanagement bij de implementatie van uw informatiesysteem. Meer weten? Neem nu contact op via 0228-525122 of stuur een mail.
Naar het overzicht